Важливим етапом впровадження будь-якої автоматизованої системи управління є передпроєктне дослідження. Воно дозволяє не лише оцінити поточний стан компанії, а й сформувати чітке бачення майбутньої системи, її ролі в бізнесі та очікуваного результату.

Передпроєкт можна порівняти з комплексним обстеженням перед початком лікування. Аналізи, діагностика та додаткові консультації допомагають виявити не лише симптоми, а й справжні причини проблеми, щоб підібрати ефективне рішення. Так само і в бізнесі: без глибокого аналізу процесів, даних та взаємодії між підрозділами - впровадження ERP-системи ризикує стати лише «косметичним» кроком, який усуває зовнішні прояви, але не вирішує системних проблем.


Що таке передпроєктне дослідження?

Передпроєктне обстеження - етап роботи перед безпосереднім впровадженням ERP-системи, в ході якого фіксуються всі домовленості, склад відповідальних за ділянки обліку, загальний обсяг майбутніх робіт та очікувані результати кожного кроку. Це своєрідна фотографія або інвентаризція поточних процесів компанії та зіставлення їх із можливостями майбутньої облікової програми. Маючи на руках такий документ, замовник може зрозуміти, що відбуватиметься на кожному етапі, терміни реалізації й обґрунтовану вартість робіт по впровадженню ERP-системи.

Оформлена на старті задокументована домовленість дозволяє уникнути ситуацій, у яких замовник і підрядник не зрозуміли один одного і кожен мав на увазі щось своє. І в цілому, можна отримати відповідь на запитання: а чи є потреба у впровадженні облікової системи або стара ERP-система повністю закриває всі потреби.

Як це відбувається?

Процес обстеження будується поетапно і включає активну взаємодію обох сторін

1. Визначення команд із боку замовника та підрядника, відповідальних за впровадження ERP, визначення регламенту робіт
Проводиться установча зустріч, де визначається робоча група з обох сторін. Для кожного учасника фіксуються роль і зона відповідальності. Намічаються дати проведення інтерв’ю, якщо це можливо.

2. Збір інформації та інтерв'ю
Аналітик (або команда аналітиків) проводить серію зустрічей з функціональних блоків (продаж, склад, фінанси, виробництво та ін.). Якщо можливе та доречне застосування опитувальників, вони передаються замовнику для самостійного заповнення, або заповнюються в процесі співбесіди за допомогою співробітників підрядника. Такий аудит процесів дозволяє і керівникові під новим кутом побачити, що і як відбувається на підприємстві.

3. Протоколування
Кожна зустріч фіксується в протоколі, де відображаються обговорені на зустрічі питання, особливості обліку та відкриті завдання.

4. Аналіз функціональних розривів
Після збирання даних проводиться моделювання. Аналітик зіставляє потреби бізнесу з типовим функціоналом обраної ERP-системи та виявляє «розриви» - місця, де потрібні доопрацювання. Вони можуть суттєво відрізнятись від доробок, які замовник мав раніше, але можуть і повністю співпадати. На цьому етапі формується технічне завдання для програміста.

5. Підсумковий звіт
Результат - єдиний документ, який описує поточні процеси, вимоги до системи, перелік інтеграцій, звітів та друкованих форм

Цінність для замовника

Предпроєкт - це інструмент захисту інтересів та бюджету клієнта

• Розуміння реального обсягу робіт: замовник отримує точний перелік того, що буде реалізовано типовими засобами, а що вимагатиме програмування
• Пріоритизація завдань: усі вимоги класифікуються за важливістю (від блокуючих до просто «бажаних»)
• Прозорий бюджет та строки: на основі звіту формується детальний план впровадження з графіком та орієнтовною оцінкою
• Якість даних: у ході передпроєкту визначаються правила ведення нормативно-довідкової інформації (НДІ), що гарантує чистоту даних у новій системі
• Фінансова дисципліна: робота ведеться поетапно. Новий етап не починається, поки не закрито й не підтверджено попередній, що запобігає накопиченню невиконаних зобов'язань і хаосу

Передпроєктне обстеження перетворює сумбурні побажання та очікування на чіткий план дій, де кожен крок визначений, і результат передбачуваний. Проходження передпроєктного дослідження не є зобов'язанням для подальшого придбання та впровадження ERP-системи, але по-перше, дасть самому замовнику побачити реальні процеси на підприємстві, по-друге, коли прийде час і потреба автоматизації бізнесу стане невідкладною, можна буде оперативно повернутись до реалізації проєкту.