«Box Catering» - провідний оператор готової їжі та преміального кейтерингу на українському ринку. Компанія понад 7 років займається доставкою готової їжі у крафтових коробках. У їхньому асортименті більше 100 видів боксів, власне виробництво та понад 50 працівників.

ІТ-інфраструктура перетворилася на величезну проблему, яка загрожувала зупинкою всіх процесів, після того, як бізнес залишився без технічної підтримки кастомного програмного забезпечення

Проблематика

Компанія працювала на кастомізованій обліковій системі і використовувала CRM-систему, яка була знята з підтримки. Команда «Box Catering» щодня стикалася з серйозними викликами:

• Збої в замовленнях: дані між сайтом та обліковою системою оновлювалися із затримками - через це постійно «злітали» знижки або ПДВ, що додавало купу ручної роботи операторам і бухгалтерії.
• Репутаційні ризики: якщо позиція не зберігалася в системі, кур'єр не привозив замовлення клієнту, а компанія отримувала негативний фідбек.
• Відсутність підтримки: система могла відключитися в будь-який момент разом з усіма калькуляційними картками, базою клієнтів та історією продажів, загрожуючи повною зупинкою бізнесу.

Завдання

Перед нашою командою стояли чіткі цілі:

• Повністю замінити застарілі системи на єдину сучасну європейську ERP-платформу.
• Об'єднати в одному цифровому просторі всі процеси: управлінський облік, кол-центр, виробництво, склад, логістику та HR-процеси.
• Забезпечити стабільну синхронізацію з сайтом для безперебійної обробки замовлень у реальному часі.
• Без втрат перенести накопичену за роки базу даних, зокрема велику кількість специфікацій страв.
• Мінімізувати стрес для лінійного персоналу (кухарів, кур'єрів) під час переходу на новий софт.

Рішення

Оцінивши потреби бізнесу, компанією «Всеукраїнські системи управління» було запропоновано сучасну систему Odoo Enterprise та залучено для її впровадження надійного підрядника, а також організовано координацію процесів і супровід замовника на всіх етапах.

Перехід на нову ERP-систему відбувся чітко та структуровано і включив кастомні рішення, що закрили індивідуальні потреби бізнесу:

• Discovery (передпроектне обстеження): тривало близько 2 місяців і показало, що 70% процесів компанії покриваються базовим функціоналом Odoo, а 30% потребували доопрацювань.
• Розробка та міграція: протягом 8 місяців було розплутано стару базу даних та перенесено в Odoo понад 16 000 специфікацій і калькуляційних карт страв, проведено тестування на реальних даних.
• Кастомні інтерфейси для кухні: для кухарів на виробництві створено індивідуальні екранні інтерфейси, які візуально схожі на стару систему, тому персонал перейшов на новий софт швидко і без стресу.
• Мобільний додаток для служби доставки: для водіїв компанії розроблено зручний web-додаток для смартфонів - прямо з телефону кур'єри у два кліки відмічають приймання чи видачу товару, будують маршрут та зв'язуються із замовником.
• Економія на ліцензіях: щоб уникнути купівлі дорогих ліцензій для десятків кухарів та кур'єрів, монітори на кухні та мобільні додатки водіїв було підключено через один загальний web-інтерфейс, що дозволило офіційно зробити ці робочі місця безкоштовними та зберегти значний бюджет.

Результат

Менш ніж за рік компанія повністю відключила стару систему й перевела всі відділи в нову ERP-систему. Окупність такого проекту за рахунок вартості ліцензій Odoo становить в середньому 2 роки.
На сьогодні система охоплює управлінський облік, виробництво, склад, логістику, кол-центр, CRM та процеси HR.

Ключові результати впровадження Odoo:

• Збільшення прибутку: за аналогічний період роботи в Odoo компанія виросла на 60% у виручці.
• Зростання замовлень: компанія збільшила кількість замовлень на 50%.
• Економія на людських ресурсах: навіть при зростанні кількості замовлень вдалося уникнути залучення додаткових працівників - жодного нового оператора, менеджера з продажу чи бухгалтера.
• Прозорість виробництва: на операційному рівні керівники компанії отримали точні дані щодо собівартості кожної позиції та залишків на складах, що дає змогу швидко реагувати на коливання цін на сировину.
• Швидкість аналітики: вивантаження важливих звітів, яке раніше займало тривалу кількість часу ручної роботи в Excel, в Odoo триває всього 3 хвилини завдяки зручним фільтрам.
• Масштабованість «з коробки»: Odoo слугує середовищем для взаємодії з клієнтами, продажами та операційною діяльністю, а не лише інструментом для обліку. Odoo готова до масштабування бізнесу за кордон, оскільки є хмарною системою, адаптованою до світових стандартів.

Позитивний ефект від впровадження підтверджують не лише бізнес-показники, а й команда замовника. У своєму відео-відгуку СЕО «Box Catering» Ірина Кушнір ділиться досвідом співпраці під час впровадження Odoo, розповідає про виклики, з якими стикалася компанія на старті проєкту, та результати, яких вдалося досягти після переходу на європейську ERP-систему.

Висновки

Успіх трансформації «Box Catering» доводить, що драйвером масштабування є глибокий індивідуальний підхід до впровадження. Завдяки ретельному адаптуванню системи під реальні потреби бізнесу вдалося ліквідувати операційні ризики без стресу для персоналу