«Box Catering» - ведущий оператор готовой еды и премиального кейтеринга на украинском рынке. Компания более 7 лет занимается доставкой готовой еды в крафтовых коробках. В её ассортименте более 100 видов боксов, собственное производство и свыше 50 сотрудников.

ІТ-инфраструктура превратилась в серьёзную проблему, которая угрожала остановкой всех процессов после того, как бизнес остался без технической поддержки кастомного программного обеспечения.

Проблематика

Компания работала на кастомизированной учётной системе и использовала CRM-систему, поддержка которой была прекращена. Команда «Box Catering» ежедневно сталкивалась с серьёзными вызовами:

• Сбои в заказах: данные между сайтом и учётной системой обновлялись с задержками - из-за этого постоянно «слетали» скидки или НДС, что добавляло много ручной работы операторам и бухгалтерии.
• Репутационные риски: если позиция не сохранялась в системе, курьер не доставлял заказ клиенту, а компания получала негативную обратную связь.
• Отсутствие поддержки: система могла отключиться в любой момент вместе со всеми калькуляционными картами, клиентской базой и историей продаж, что грозило полной остановкой бизнеса.

Задачи

Перед нашей командой стояли чёткие цели:

• Полностью заменить устаревшие системы единой современной европейской ERP-платформой.
• Объединить в одном цифровом пространстве все процессы: управленческий учёт, колл-центр, производство, склад, логистику и HR-процессы.
• Обеспечить стабильную синхронизацию с сайтом для бесперебойной обработки заказов в режиме реального времени.
• Без потерь перенести накопленную за годы базу данных, включая большое количество спецификаций блюд.
• Минимизировать стресс для линейного персонала (поваров, курьеров) во время перехода на новое программное обеспечение.

Решение

Оценив потребности бизнеса, компания «Всеукраинские системы управления» предложила современную систему Odoo Enterprise, привлекла надёжного подрядчика для её внедрения, а также организовала координацию процессов и сопровождение заказчика на всех этапах.

Переход на новую ERP-систему прошёл чётко и структурировано и включал кастомные решения, закрывшие индивидуальные потребности бизнеса:

• Discovery (предпроектное обследование): длилось около 2 месяцев и показало, что 70% процессов компании покрываются базовым функционалом Odoo, а 30% требовали доработок.
• Разработка и миграция: в течение 8 месяцев была проведена работа по разбору старой базы данных и переносу в Odoo более 16 000 спецификаций и калькуляционных карт блюд, а также тестирование на реальных данных.
• Кастомные интерфейсы для кухни: для поваров на производстве были созданы индивидуальные экранные интерфейсы, визуально похожие на старую систему, благодаря чему персонал кухни быстро и без стресса перешёл на новое ПО.
• Мобильное приложение для службы доставки: для водителей компании было разработано удобное web-приложение для смартфонов - прямо с телефона курьеры в два клика отмечают приём или выдачу товара, строят маршрут и связываются с заказчиком.
• Экономия на лицензиях: чтобы избежать покупки дорогостоящих лицензий для десятков поваров и курьеров, кухонные мониторы и мобильные приложения водителей были подключены через единый web-интерфейс, что позволило официально сделать эти рабочие места бесплатными и сохранить значительный бюджет.

Результат

Менее чем за год компания полностью отключила старую систему и перевела все подразделения на новую ERP-систему. Окупаемость такого проекта за счёт стоимости лицензий Odoo составляет в среднем 2 года.
На сегодняшний день система охватывает управленческий учёт, производство, склад, логистику, колл-центр, CRM и HR-процессы.

Ключевые результаты внедрения Odoo:

• Рост прибыли: за аналогичный период работы в Odoo компания увеличила выручку на 60%.
• Увеличение заказов: количество заказов выросло на 50%.
• Экономия человеческих ресурсов: несмотря на рост количества заказов, удалось избежать привлечения дополнительных сотрудников - не был нанят ни один новый оператор, менеджер по продажам или бухгалтер.
• Прозрачность производства: на операционном уровне руководство компании получило точные данные о себестоимости каждой позиции и остатках на складах, что позволяет быстро реагировать на колебания цен на сырьё.
• Скорость аналитики: формирование важных отчётов, которое ранее занимало значительное количество времени и требовало ручной работы в Excel, в Odoo занимает всего 3 минуты благодаря удобным фильтрам.
• Масштабируемость «из коробки»: Odoo служит средой для взаимодействия с клиентами, продажами и операционной деятельностью, а не только инструментом учёта. Система готова к масштабированию бизнеса на зарубежные рынки, поскольку является облачным решением, адаптированным к мировым стандартам.

• Положительный эффект от внедрения подтверждают не только бизнес-показатели, но и команда заказчика. В своём видео-отзыве СЕО «Box Catering» Ирина Кушнир делится опытом сотрудничества при внедрении Odoo, рассказывает о вызовах, с которыми столкнулась компания на старте проекта, и результатах, которых удалось достичь после перехода на европейскую ERP-систему.

Выводы

Успех трансформации «Box Catering» доказывает, что драйвером масштабирования является глубокий индивидуальный подход к внедрению. Благодаря тщательной адаптации системы под реальные потребности бизнеса удалось устранить операционные риски без стресса для персонала.